تعتبر عمليات الإدارة هي التي تساعد في تبسيط عمليات البيع الروتينية مثل تسهيل عملية البيع لجميع العملاء، وإصدار الفواتير، وتتبع المخزون، ومراقبة مستوياته وتنظيمه، كما أن برامج إدارة الحسابات الخاصة بالمخابز تساعد التجار في الحصول على نظرة عامة من أجل أداء المبيعات، والموظفين بهدف تحسين مستوى العمل.
ونظرا لأن محلات الحلويات والمخبوزات توفر الكثير من الأصناف المختلفة، فبرنامج إدارة الحسابات يساعد في تنظيم أصناف المخبوزات والحلويات، مع إمكانية إضافة أصناف مختلفة وجديدة للغاية، وإضافة وحدات من الأصناف مثل الكيلو أو الجرام.
كيفية إدارة حسابات المخابز؟
حتى يتم إدارة حسابات المخابز ينبغي تسجيل مختلف الحركات الخاصة بالمخزن والعمال والمستخدمين وغيرها، وفيما يلي يمكن توضيح ذلك والتعرف على طريقة متابعة حسابات الحلويات وإدارته بسهولة ومرونة من دون الحاجة إلى تضيع الوقت:
قائمة الأصناف
ينبغي عمل قائمة تخص الأصناف المقدمة في المخبز الخاص بك وذلك حتى تتمكن من تعديل الفاتورة الخاصة بالمشتريات وذلك في حالة وجود أي خطأ في سجل المرتجعات أو المشتريات، حيث أن هذه الخدمة قد توفر عليهم الوقت والجهد في تسجيل إشعارات الشراء والقدرة على إضافة هذه الفواتير على التقارير.
قائمة المبيعات
وتشمل هذه القائمة كلاً من (العملاء، فاتورة المبيعات، مرتجع المبيعات، بالإضافة إلى ذلك تشمل مرتجع المبيعات بدون فاتورة، وأيضًا الأصناف التي تم تسليمها، حسابات العملاء وغيرها)، ومن خلال هذه الخدمة يمكن تسجيل البيانات الخاصة بالعملاء الدائمين، والقدرة على تسجيل الأصناف بأنواعها المختلفة بالإضافة إلى ذلك إمكانية طباعة الباركود الخاص بالصنف المعين.
قائمة المخازن
تحتوي هذه القائمة الكثير من المعادلات المهمة والتي تتضمن القدرة على تسوية كمية الأصناف – بالإضافة إلى تحويل مخزن لأخر وأيضًا تجميع الأصناف، كما يمكن تقدير كمية الأصناف الموجودة وتحديد الهالك منها مع إمكانية عمل الخصومات والتخفيضات المختلفة.
قائمة التقارير
حتى يتم إدارة حسابات المخابز يمكن عمل قائمة التقارير التي قد تكون مقسمة فيما بين الحسابات والمبيعات أو حتى مختلف المشتريات، بحيث يمكن الاعتماد عليها في حساب التقارير الربحية بالمخبز الخاص بك، بالإضافة إلى ذلك عمل ميزان خاص بالمراجعة الذاتية أو قائمة الدخل المستمر، أيضا يمكن الاعتماد على هذه التقارير في متابعة النشاط التجاري والمساعدة على الإدارة أو التخطيط بسهولة تامة.
قائمة المشتريات
تحتوي القائمة على كل ما يخص تفاصيل الموردين وقائمة المشتريات، بالإضافة إلى ذلك قد تشمل أيضًا كل ما يتعلق بمرتجع المشتريات والاستيراد بالدولار، وقد توفر هذه القائمة الكثير من المميزات منها القدرة إلى الوصول للمبيعات بشكل سريع للغاية وتعديلها في حال وجود أي مشاكل بها.
قائمة الحسابات
وتحتوي القائمة على كل ما يتعلق بالحسابات الخاصة بالمتجر أو المخبز الخاص بك، منها تفاصيل الإيرادات والمصروفات والخزائن بالإضافة إلى ذلك كل ما يخص المسحوبات الشخصية والمصاريف العامة، بالإضافة إلى ذلك يمكن من خلال هذه القائمة جمع جميع الإيرادات والمصروفات الشخصية التابعة بالمشروع والعمل على متابعتها من خلال هذه التقارير التي سوف يصدرها البرنامج.
والجدير بالذكر يمكن أيضًا من خلال هذه القائمة تسجيل جميع الحركات المختلفة التي تتعلق بالحسابات سواء كانت المسحوبات الخاصة بالشركاء أو حتى بالمصروفات العامة الخاصة بالمشروع بما في ذلك يمكن تسجيل المصروفات التأسيسية والتي تتضمن أعمال الصيانة على المعدات.
أقرأ المزيد: تطوير برامج الكاشير
أهمية إدارة حسابات المخابز
الكثير من الناس يتساءلون عن كيفية إدارة حسابات المخابز وأهميتها، فتقدم لك شركة Ts Egypt البرامج التي تمكنك من إدارة حسابات الحلويات والمخابز، وسنتعرف على أهمية برنامج إدارة محلات الحلويات ومنها:
- إدارة المبيعات: حيث يساعدك برنامج إدارة الحسابات الخاصة بالمخبوزات في إضافة جميع البيانات الخاصة بمبيعات أصناف المخبوزات والحلويات، بالإضافة إلى أنه يساعد في حساب الإيرادات والأرباح اليومية.
- إدارة المشتريات: حيث يساعدك برنامج إدارة محلات المخبوزات بإضافة البيانات الخاصة بالمشتريات، ويسجل بيانات الفواتير، وأسعار الشراء بالإضافة إلى أنه يسجل جميع المعلومات الخاصة بالمرتجعات من المشتريات حتى يتمكن التاجر من الرجوع إليها في المستقبل بكل سهولة.
- إدارة المخزون: يساعد البرنامج أيضا في ربط جميع المخازن ببعضها البعض وجرد أصناف المخبوزات والحلويات، ويقوم برصد حركة الأصناف التي تتوفر داخل المخازن، كما أنه من خلال النظام يمكن لأي تاجر معرفة الكميات الخاصة بالأصناف الموجودة في كل فرع بسهولة.
- إصدار التقارير: يساعد البرنامج في إصدار التقارير التي تفيد صاحب العمل من أجل الحصول على نظرة شاملة على أداء النشاط التجاري، مما يساهم في تحسين جودة العمل باستمرار وزيادة كفاءته.
- إصدار الفواتير: برنامج إدارة حسابات المخابز يقوم بإصدار الفواتير التي تضمن حقوق التاجر والمستهلك.
مميزات برنامج إدارة حسابات المخابز
هناك الكثير من المميزات التي يتميز بها البرنامج الخاص بإدارة حسابات المخابز وهي:
- واجهة البرنامج سهلة الاستخدام لأي شخص.
- عمل الفواتير الخاصة بالمشتريات بشاشة سريعة.
- إصدار فواتير البيع لأي عملية بيع وطباعتها بكل سهولة.
- يقوم البرنامج بدعم ضريبة القيمة التي تضاف بشكل كامل.
- دعم نظام الفواتير الخاصة بضريبة القيمة المضافة.
- الحماية من عمليات التلاعب التي تتواجد في الحسابات والفواتير لموظفي الكاشير.
- يعمل البرنامج بشكل كامل على نظام الدورة المحاسبية.
- إمكانية التعديل على البرنامج حسب احتياجاتك حتى يتلاءم مع نشاطك التجاري من خلال الإعدادات.
- الحماية القوية وحفظ البيانات وإمكانية استرجاعها فى أي وقت والحفاظ عليها من السرقة.
- دعم إرسال رسائل إيميلات للعملاء.
- دعم فني خلال اليوم بالإضافة لوجود شروحات للبرنامج.
- يمكن الحصول على النسخة المجانية قبل شراء البرنامج.
أقرأ المزيد: برنامج محاسبة لإدارة مبيعات الكافيهات المهام والوظائف
مكونات سيستم إدارة حسابات المخابز
يتكون سيستم برامج إدارة حسابات المخبوزات والحلويات من:
- البرمجيات، وهي تعتبر التطبيقات أو الواجهة الخاصة بالمستخدم التي تقوم بمعالجة البيانات وتحليل المبيعات بدقة وإنشاء الفواتير وإدارة المخزون، وتتواجد في معظم برامج الكاشير للمطاعم والكافيهات أو أي نشاط تجاري.
- الكمبيوتر أو الهاتف الذكي، وهو الجهاز الذي يمكن من خلاله أن نقوم بإدخال كافة عناصر النظام المتعلقة بالنشاط التجاري، ويقوم الجهاز بحساب إجمالي التكلفة للزبائن، وكذلك تفعيل العروض والخصومات، وإتمام كافة العمليات الحسابية.
- ماسح الباركود، وهو جهاز قراءة للباركود الخاص بجميع المنتجات، ويتمكن ذلك الجهاز من معرفة نوع ذلك المنتج، وقيمته السعرية بأسرع وقت.
- طابعة الإيصالات، وهو جهاز يقوم بطباعة إيصالات البيع والشراء للزبائن بعد أن يقوموا بعملية الدفع، وتعتبر طابعة الإيصالات من الأمور المهمة في أي برنامج كاشير.
- جهاز الدفع الذي يسمح للزبائن بإجراء العمليات الخاصة بالدفع بواسطة بطاقات الائتمان أو بأي طريقة دفع.
- شاشة العرض، وتعرض المنتجات التي سبق مسحها بماسح الكود، ومعرفة قيمتها السعرية لتتيح للعميل التأكد من جميع المشتريات.
- درج النقود لحفظ العملات والأموال، ويفتح تلقائي بعد الانتهاء من أي معاملة مالية أو في حال الرغبة بتغيير أي شيء.
وفي الختام لقد تعرفنا عن برامج إدارة حسابات المخابز ومميزاتها وأهميتها وكيفية إدارة الحسابات بكل كفاءة وسهولة.