تطبيقات إدارة الكواشف والموظفين

يعتمد العديد من الأشخاص في الوقت الحالي على استعمال تطبيقات إدارة الكواشف والموظفين والتي تمكنهم من معرفة كل ما يتعلق بموظفينهم في أي وقت ومن أي مكان، حيث تتيح لك تلك التطبيقات التعرف على عدد ساعات عمل الموظفين اليومية وما إذا كانوا يبدؤون العمل في وقته أم لا، كذلك يمكنك التعرف على موعد حضور وانصراف الموظفين للدوام وساعات العمل الفعلية بفضل تلك التطبيقات.

إلى جانب أنه يمكن للموظفين تسجيل أوقات الحضور والانصراف إلكترونياً باستعمال التطبيق مما يقلل احتمالية حدوث الأخطاء في أوراق تسجيل الأوقات، لذلك في حال كنت ترغب في التعرف على تفاصيل أكثر حول تلك التطبيقات والمهام التي تقوم بها تابعنا حتى النهاية.

تطبيقات إدارة الكواشف والموظفين

يبحث العديد من الأشخاص عن تطبيقات إدارة الكواشف والموظفين والتي تكون عبارة عن تطبيق يتتبع أوقات الحضور والانصراف الخاصة بالموظفين بشكل دقيق مما يمكن أصحاب العمل من الاحتفاظ بجداول دقيقة لمواعيد حضور وانصراف الموظفين وفترات الراحة وساعات العمل الإضافية، كذلك يمكن للموظفين تسجيل مواعيد حضورهم وانصرافهم إلكترونياً دون الحاجة إلى استخدام أوراق تسجيل الأوقات مما يقلل من احتمالية حدوث أخطاء.

إلى جانب أنه يمكن للمدراء من خلال تلك التطبيقات توظيف البيانات المستخرجة من تطبيق إدارة الحضور فيما يرتبط بكشف الرواتب ومراجعة الأداء ومتطلبات الامتثال، كذلك يمكن لتلك التطبيقات تسهيل سير العمليات الإدارية وزيادة الإنتاجية وضمان الامتثال لقوانين وقواعد العمل مما يجعل شراء تلك التطبيقات الحل الأمثل للشركات لأنها تساهم في رفع الكفاءة وتحسين الامتثال وضمان رضا الموظفين.

مهام تطبيقات إدارة الكواشف والموظفين 

واستكمالاً لحديثنا عن تطبيقات إدارة الكواشف والموظفين سوف نتحدث نعرض مهام تلك التطبيقات والتي بوسعها زيادة كفاءة الموظفين بجانب توفير الكثير من الوقت والجهد، إلى جانب أن تلك التطبيقات تكون حل أمن وألي لإدارة عدد ساعات العمل الموظف ومواعيد حضوره الدوام وإجازته الأمر الذي يضمن للشركة زيادة الكفاءة وتقليل التكاليف وضمان الامتثال، ويمكن عرض مهام تلك على النحو التالي:

تتبع أوقات الحضور والانصراف وعدد ساعات العمل 

تتمثل تلك المهمة في تتبع أوقات حضور وانصراف الموظفين وتسجيل عدد ساعات عملهم بجانب تسجيل مواعيد بداية وانتهاء الدوام وأوقات الراحة وعدد ساعات العمل الفعلية والتي تمكن صاحب العمل من إدارة الموظفين بشكل فعال وتحديد رواتب الموظفين بعناية بجانب الامتثال لقواعد وقوانين العمل، حيث يجب على جميع الشركات استعمال تلك التطبيقات حتى تتمكن من تسجيل ساعات العمل وأوقات الحضور والانصراف بدرجة عالية من الدقة.

وذلك لأن الجداول المنفذة يدوياً تكون عرضة للأخطاء والتناقضات الأمر الذي يترتب عنه زيادة التكاليف وضعف الإنتاجية، ولكن مع تلك التطبيقات أصبح بإمكانك مراقبة أوقات حضور وانصراف الموظفين وعدد ساعات العمل بجانب توفير إحصائيات خاصة بالبيانات مما يقلل احتمالية حدوث أي أخطاء.

إدراج الرواتب 

يمكنك من خلال تطبيقات إدارة الكواشف والموظفين إعداد كشف الرواتب بدقة من خلال إدخال الرواتب في تطبيق تتبع الحضور والانصراف دون الحاجة إلى إدخال البيانات يدوياً لأن التطبيق يسجل ألياً البيانات الخاصة بأوقات حضور وانصراف الموظفين وعدد ساعات العمل أيضاً ثم يقوم بدمجها في نظام كشف الرواتب، وبذلك تكون عملية كشف الرواتب أكثر كفاءة وفاعلية بسبب ما يوفره هذا الإدخال من وقت وما يحدده من أخطاء.

إلى جانب التحديثات في الامتثال لقوانين الضرائب وغيرها من القواعد التي تؤثر على تعويضات الموظفين لم تعد صعبة بل يمكن للشركات توفير الوقت والمال مع ضمان الدقة والامتثال في الوقت نفسه من خلال تطبيق عملية تتبع أوقات حضور وانصراف وعدد ساعات عمل الموظفين ودمجها بكشف الرواتب.

إدارة الإجازات 

بفضل خاصية إدارة الإجازات التي تشتمل عليها تطبيقات إدارة الكواشف والموظفين أصبح بإمكان الشركات معالجة طلبات إجازة الموظفين بفاعلية أكبر، إلى جانب إمكانية الموظف تقديم طلبات الإجازة إلكترونياً وترك المدراء يوافقون عليها أو يرفضونها بشكل فوري، ويعود ذلك إلى قدرة البرنامج على تطبيق عملية إدارة الإجازات ألياً.

كلك يمكن للمدراء إدارة مستويات فريق العمل وتخصيص الموارد بنجاح من خلال تلك التطبيقات مما يسمح لهم بالتتبع الفوري لطلبات إجازات الموظفين وتقييمها، حيث يعمل نظام إدارة الإجازات ومواعيد الحضور والانصراف على تسهيل سير العملية الإنتاجية التنظيمية وتقليل حدوث الأخطاء الأمر الذي يترتب عنه تقليل العبء الإداري المرتبط بإدارة إجازات الموظفين.

ويمكن القول أن خاصية إدارة الإجازات من الخواص المهمة التي تمكن الشركات من التعامل بسرعة وكفاءة مع طلبات الإجازات المقدمة من قبل الموظفين واتخاذ القرارات السليمة بشأنها.

التقارير الفورية 

تعد مهمة إصدار التقارير اليومية من المهام المهمة التي تقدمها تلك التطبيقات نظراً لأنها تمكن المدراء من الوصول إلى المستجدات والمعلومات الحديثة المتعلقة بإحصائيات حضور الموظفين للدوام وعدد ساعات العمل بجانب أن تلك التقارير تمكن المدراء من مراقبة أداء الموظفين وتقييم أدائهم الوظيفي مما يمكنهم من اتخاذ القرار السليم فيما يتعلق بطريقة تخصيص الموارد ورصد مستويات الموظفين.

حيث تعد زيادة الوعي بكل ما يخص فريق العمل من الأمور المهمة التي تمنحها تلك التقارير للشركات، فهي تمكنهم من معرفة التوجهات والأنماط واكتشاف الفرص المتاحة للتطور والازدهار.

إدراج القياسات الحيوية 

لابد أن يشمل نظام تتبع الحضور والانصراف الموجود في تلك التطبيقات على قياسات حيوية بداخله بهدف التعرف على الموظفين بشكل أمن ودقيق، حيث تستند تقنية القياسات الحيوية على استعمال سمات جسدية معينة منها قزحية العين ومسح الوجه وبصمات الأصابع يتم تسجيلها داخل التطبيق.

وبذلك لم تعد هناك حاجة إلى إدخال بيانات تسجيل الموظفين بشكل يدوي مما يقلل من الغش في حساب الوقت أو الاحتيال على التطبيق، حيث تقوم تلك التطبيقات بحجب إمكانية وصول الموظفين إلى نظام تتبع الحضور والانصراف مما يضمن التتبع الدقيق لحضور الموظفين إلى الدوام، مع الجدير بالذكر أن تقنية القياسات الحيوية تعزز من مستوى الأمان لإجراءات الحضور والانصراف وتحديد هوية الموظفين بشكل أمن وموثوق.

تابع المزيد: أفضل برمجيات الجرد inventory software

أهمية تواجد تطبيقات إدارة الكواشف والموظفين في الشركات 

يزداد استعمال تطبيقات إدارة الكواشف والموظفين يوماً بعد يوم في بيئات العمل المعاصرة، وذلك لأن تلك التطبيقات تمكن الشركات من تتبع عدد ساعات عمل الموظف وأوقات حضوره العمل وإجازاته والتي تكون من الأمور المهمة لإدارة الشركات بفاعلية وكفاءة، إلى جانب التخلص من الحاجة إلى إنجاز المهام يدوياً وما يتعلق بذلك من مخاطر الأخطاء وعدم الدقة.

فمن خلال تلك التطبيقات سوف تتمكن الشركات من التركيز على المهام الأكثر أهمية والامتثال لقوانين العمل الأمر الذي يترتب عنه زيادة كفاءة العمل والإنتاج، كما توفر تلك التطبيقات للشركات إحصاءات قيمة فيما يتعلق بالبيانات والتي يمكن توظيفها لتحديد التوجهات وفرص النمو والتطوير التي تحتاجها الشركة، وبشكل عام يمكن القول أن تلك التطبيقات تكون حل شامل وأمن لإدارة الموظفين وتسهيل عملية سير العمليات الإدارية وزيادة الكفاءة والامتثال.

كيف تدير الموظفين في منشأتك؟ 

لتتمكن من إدارة الموظفين بشكل مثالي داخل منشأتك التجارية عليك اتباع بعض الخطوات الهامة، والتي من شانها تحسين مستوى مطعمك أو شركتك فالعملاء ينجذبون إلى الأماكن التي تتيح موظفين قادرين على التواصل والتفاعل معهم بشكل مهذب ومحترم، ويمكنك إدارة الموظفين بشكل مثالي: 

 تسجيل الموظفين

يجب في البداية تسجيل الموظفين في منشأتك لتتمكن من التعرف عليهم، وذلك من خلال الإطلاع على مهاراتهم وخبراتهم السابقة التي تساعدهم في التأهل والحصول على العمل، كما يجب أن توفر لهم التعريف الكافي عن طبيعة العمل والمطلوب منهم والمتوقع، مع توضيح الملاحظات وتوجيههم إلى الطريق والمعاملة الجيدة بشكل دائم، كما يجب أن تكون عادلًا مع موظفيك لتحصل على احترامهم وأداء عمل رائع من قبلهم.

تابع المزيد: تطبيقات إدارة الكواشف والموظفين

 صرف المرتبات

عند توظيف بعض من العمالة يجب أن تحدد لهم راتبهم والذي يتناسب مع قيمة المهام والمجهود الذي يبذلونه تجاه هذا العمل، كي لا يشعروا بأي ضغط أو تقليل من مجهوداتهم، كما يجب أن تكون عادل في الرواتب التي يتم صرفها حتى لا تشعرهم بالانحياز أو التقليل فيما بينهم، وذلك لتتمكن من خلق بيئة عمل جيدة تساعدك في زيادة الإنتاجية وتطوير منشأتك وتعزيز عجلة التنمية بها.

 تسجيل سلف وحوافز وخصومات الحضور الأسبوعي

يجب الاهتمام بمواعيد الحضور والانصراف والمحاسبة عليها حتى يتمكن العاملين من تأدية عملهم وإنهائه في الوقت المحدد لهم لعدم تأخير أي من احتياجات العملاء، بالإضافة إلى توفير بعض من الحوافز شكرا على أدائهم وقدراتهم المتفوقة في العمل ويمكنك اختيار بعض من الموظفين ومكافأتهم أو موظف واحد، مع العلم أن السلفات من الأمور الهامة التي يجب أن توفرها للعاملين ويمكنك توفيرها بعد فترة قد تصل إلى 6 أشهر لضمان استمرار الموظف لديك من ثم تمنحه سلف عند الحاجة إلى ذلك.

وبذلك نكون قد وصلنا إلى ختام موضوعنا عن تطبيقات إدارة الكواشف والموظفين والذي عرضنا فيه المهام التي تقوم التي تقوم بها تلك التطبيقات وأهمية تواجد تلك التطبيقات في الشركات بالوقت الحالي.