يعتبر نظام إدارة الموارد البشرية من الأساسيات السليمة التي يجب أن يكون العمل داخل المؤسسات والشركات قائمًا عليها، ولكن بالنسبة إلى حديثي العهد على العمل داخل الشركات أو من يؤسس شركة أو مؤسسة عمل حديثًا فهناك الكثير من المعلومات والأساسيات التي يجب أن يكونوا على دراية تامة بها لضمان بناء مؤسسة عمل ناجحة من الألف إلى الياء، وسوف نتفرد من خلال موقعنا إلى التعريف بكافة التفاصيل حول نظم إدارة الموارد البشرية.
نظام إدارة الموارد البشرية
يمكن تعريف نظام إدارة الموارد البشرية على أنه أحد برامج الموارد البشرية الذي يعمل على الجمع فيما بين عدد من النظم والعمليات بغرض ضمان تسهيل إدارة كافة الموارد البشرية والبيانات والعمليات التجارية، وتستخدم الشركات العديد من البرمجيات الخاصة بالموارد البشرية للجمع بين عدد من الوظائف التي تقوم بها إدارة الموارد البشرية.
مثل إعداد المرتبات وتخزين البيانات وكل ما يتعلق بعملية التوظيف ومتابعة سجلات الحضور وكذلك إدارة المنافع، كما تضمن تلك الأنظمة إدارة كافة عمليات الموارد البشرية والوصول إليها بسلاسة.
دمج الموارد البشرية
ويتم دمج الموارد البشرية كنظام مع تكنولوجيا المعلومات وهذا ما تقوم به شركة ارى، بينما برمجة نظم معالجة البيانات تم تطويرها لتكون إجراءات موجودة للحزم الخاصة بتخطيط موارد المؤسسة، وجدير بالذكر أن أصل نظم تخطيط الموارد الخاصة بالمؤسسات يرجع إلى البرامج التي تدمج المعلومات من تطبيقات متعددة في قاعدة بيانات واحدة.
ومن المعلومات الهامة في هذا الصدد أن نظم معلومات الموارد البشرية توفر العديد من طرق اكتساب وتخزين وتحليل وتوزيع المعلومات لكل أصحاب المصلحة، حيث يستطيع نظام معلومات الموارد البشرية أن يحسن كافة العمليات التقليدية ودعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية وتسبب التقدم التكنولوجي في إحداث ثورة بكافة المجالات حاليًا بما فيها مجال الموارد البشرية.
مثل تحسين عملية تتبع ساعات عمل العاملين وإعداد رواتبهم، أما الآن فالنظام يغطي كافة المهام ذات الصلة بإدارات الموارد البشرية مثل تحسين كفاءة العمليات وتتبع تحسنها وإدارة التسلسل الهرمي التنظيمي وتسهيل المعاملات المالية بكافة أنواعها.
لماذا تحتاج الشركات إلى نظام لإدارة الموارد البشرية؟
هناك العديد من الأسباب التي تجعل الشركات في أمسّ الحاجة إلى نظام لإدارة الموارد البشرية، وفيما يلي نتعرف إلى أهم هذه الأسباب:
- تقييم الموظفين وتحليل أداؤهم بكل دقة في إطار من الشفافية والمساواة لتقدير الأشخاص الأكفاء منهم لمعرفة الطريقة الأنسب للاحتفاظ بهم.
- تسهيل أداء مختلف العمليات عن طريق توحيد جهود الموظفين والمديرين على حد سواء للوصول إلى الأهداف المنشودة بأقل قدر من الضغط والاضطراب.
- المساهمة في هيكلة القوى العاملة من خلال تحديد التسلسل الهرمي للموظفين وتحديد صلاحية كل موظف.
- تخزين البيانات الخاصة بالموظفين إلكترونيًا بطريقة آمنة مع تسهيل إمكانية الوصول إليها وبسرعة.
- توفير الوقت والجهد الذي يُبذل في الأعمال الورقية التقليدية التنظيم اليدوي وذلك من خلال أتمتة أغلب عمليات الموارد البشرية.
- إدارة كشوفات المرتبات بشكل آلي مع تقدير كافة التحليلات والتقارير التفصيلية حول الميزانية المتاحة للتوظيف.
- تشجيع اعتماد الموظفين على أنفسهم عن طريق تعزيز مبدأ الخدمة الذاتية لأن ذلك يحسن من تجربتهم في الشركة.
هل كل الشركات في حاجة لنظام إدارة الموارد البشرية؟
من الأسئلة الهامة التي تصادفنا عند الحديث عن نظام إدارة الموارد البشرية هل جميع الشركات تكون في حاجة إلى هذا النظام أم لا، والإجابة هي نعم حيث إن أنظمة الموارد البشرية تتناسب مع كافة الشركات ولكن توجد فروق فردية.
بمعنى أن بعض الشركات تستفيد من مميزات معينة أكثر من شركات أخرى، فمثلًا نجد أن الشركات الكبيرة التي لديها عمالة كثيرة تحقق إفادة عظيمة من ميزة تحقيق الانضباط وإدارة المهام وإدارة عمليات التوظيف والحضور والانصراف.
بينما تستفيد الشركات الصغيرة بميزة واحدة مثل الاحتفاظ بقاعدة بيانات الموظفين لأنها مناسبة مع ميزانيتها المحدودة، بينما تعطي شركات أخرى أهمية كبيرة للإنتاجية على حساب الميزانية مما يجعلها تختار ميزة محددة دون الأخرى حسب احتياجها.
أنواع أنظمة إدارة الموارد البشرية
إن نظام إدارة الموارد البشرية لا يقتصر على نوع واحد بل ينقسم إلى 3 أنواع رئيسية وهي:
نظام HRIS
نظام HRIS هو نظام أتمتة العمليات الداخلية الخاصة بالموارد البشرية على قاعدة بيانات الشركة، ويعمل على المساعدة في إدارة عملية التوظيف وتتبع الأشخاص المتقدمين والتعويضات والمميزات والرواتب والإجازات.
كما أنه يقدم خدمة ذاتية للموظفين لتسهيل الوصول إلى بيانات الشركة والأفراد بسهولة، ويعتبر HRIS هو أقدم مصطلح تم استخدامه لوصف برامج الموارد البشرية التي ساهمت بشكل كبير في إدارة وحماية معلومات الموظفين وتسهيل كافة الإجراءات والحفاظ على سياسة الشركات والاحتفاظ بالسجلات وإعداد التقارير.
نظام HRMS
يعد هذا النظام أكثر شمولية من النظام السابق ولقد بدأ استخدامه مع بداية الألفينات لوصف برامج الموارد البشرية التي تقدم مميزات نظام المعلومات، ولكن أضيفت إليه مميزات أخرى مثل متابعة الأداء وتحليله وفقًا للمعطيات وإعطاء تقييمات ومراجعات خاصة به.
ويشير رمز نظام HRMS برامج إدارة الموارد البشرية المحلية غير السحابية، ولكنه يستخدم بالتبادل مع مصطلح نظام إدارة رأس المال HCM بغرض التعبير عن نفس الشيء، لذلك استثمر نظام إدارة الموارد البشرية في العمليات المتعارف عليها والخاصة بإدارة قاعدة البيانات وكشوفات الرواتب والتوظيف والمميزات.
إلا أنه ساعد كثيرًا في عملية إدارة المواهب داخل الشركة وتدريب وتطوير الموظفين وجعلهم يشاركون في بيئة عمل حديثة ومبتكرة ووضع المعلومات الدقيقة عن أصول وأهداف الشركة.
نظام HCM
HCM هو رمز يشير إلى نظام إدارة رأس المال البشري ويعني مجموعة كاملة من برامج إدارة وأتمتة عمليات الموارد البشرية السحابية المصممة خصيصًا لتحسين تجربة الموظف، ويعتمد هذا النظام في المقام الأول على الذكاء الاصطناعي والحلول الرقمية وبعض الأدوات الأخرى التي تهدف إلى تطوير مهام إدارة المواهب والتنمية الوظيفية وتحليل الأداء وإدارة التعويضات ووضع الخطط الاستراتيجية للشركة، بالإضافة إلى بعض المميزات الأخرى مثل إمكانية مشاركة المعلومات فيما بين الأقسام المختلفة وإدارة أوقات ومجهودات الموظفين وتحريك الرواتب إلكترونيًا، وما يجعل هذا النظام أكثر شمولية هو أنه يغطي غالبية عمليات الموارد البشرية وتحويل الوظائف الإدارية التقليدية لفرص هامة جدًا تهدف إلى تعزيز قيم الإنتاجية والعمل والمشاركة باعتبار الموظفين هم أهم أصل في الشركة ويحتاج هذا الأصل إلى الاستثمار والدعم المستمر.
تابع المزيد: برنامج نقاط بيع متكامل
مميزات برامج الموارد البشرية
هناك العديد من مزايا برامج نظام إدارة الموارد البشرية بالنسبة إلى مؤسسة العمل أو الشركة، وفيما يلي نتعرف إلى أهم هذه المميزات:
- إدارة الأصول.
- إعداد التقارير والتحليلات.
- الخدمة الذاتية للموظف.
- إدارة مزايا الموظفين.
- إدارة المصروفات والبدلات.
- تسيير الرواتب.
- طلب خطابات العمل.
- متابعة وتقييم أداء الموظفين.
- إدارة المهام.
- جدولة مناوبات الموظفين.
- متابعة الحضور والانصراف.
- إدارة الإجازات.
- إدارة بيانات الموظفين.
إذا لم يكن مؤسس الشركة على معرفة جيدة بكافة جوانب نظام إدارة الموارد البشرية ينصح له ولكل من يرغب في عمل شركة إلى الرجوع لشخص متخصص في هذا المجال لكي يعطيهم الاستشارة السليمة.