عملية إدارة حسابات السوبر ماركت تعتبر من العمليات المتشابكة، مثل سلسلة ذات حلقات إزالة أي حلقة منها يؤدي إلى يؤثر على شكلها العام، وتحتاج إدارة السوبر ماركت إلى إيجاد التناغم والتوازن بين حلقات هذه السلسلة حتى تتكامل سير العملية، فمثلا الحسابات تتأثر بكم المبيعات الذي يتأثر بكم المخزون أو عدم توافره وتواريخ انتهاء الصلاحيات وهكذا.
إدارة حسابات السوبر ماركت
تتعدد العوامل التي تؤدي في النهاية إلى نجاح الحسابات الخاصة بالسوبر ماركت الخاص بك، ويمكن أن نتناولها بشكل متتابع للتسهيل على القارئ:
حسابات الموردين
من أهم الإجراءات التي يجب اتباعها إذا كنت تنوي نجاح إدارة حسابات السوبر ماركت هي المتابعة الدورية والمستمرة للموردين وحساباتهم، فعدم القيام بذلك قد يؤدي إلى مخاطر كثيرة مثل الدين أو الخسارة والازمات المالية، فيمكنك تحديد مواعيد دورية تلتزم بها وتلزم بها الموردين أو من ينوب عنهم لتصفية كافة الحسابات أولا بأول.
جرد مفاجئ ومنتظم
هناك عدة أنواع من الجرد، اكثرها استخداما الجرد الدوري المنتظم في مواعيد ثابتة خلال العام والمفاجئ الذي يأتي بدون ترتيب أو مواعيد سابقة، والهدف من الجرد في العموم هو التأكد من جودة المنتجات وتواريخ صلاحياتها، والمساعدة في إدارة حسابات السوبر ماركت عن طريق مقارنة كافة الفواتير المثبتة بالكميات الفعلية الموجودة لضمان عدم التلاعب أو وجود سرقات في السوبر ماركت الخاص بك، ويمكن أيضا استخدام الجرد العشوائي لبعض المنتجات للوقوف على متوسط مبيعاتها.
متابعة حركة الأصناف
يجب على من يقوم بإدارة حسابات السوبر ماركت مراقبة حركة الأصناف اليومية، ومتابعة سير المبيعات في الأصناف الراكدة، وعمل العديد من العروض لبيعها في اقرب وقت بدون التعرض للخسارة، فذلك يمكن التخلص من مساحة في المخزن وتحريك جزء راكد من رأس المال وإمكانية شراء منتجات أخري بالمبالغ المحصلة من بيع البضائع الراكدة.
مركزية المشتريات
يمكن من خلال اتباع سياسة مركزية المشتريات إنجاح سياساتك في إدارة حسابات السوبر ماركت الخاص بك، حيث تمنع جلب الموردين العديد من البضائع وتنزيلها إلى المخازن وانت لم تطلبها وقد تكون من البضائع التي تعاني من الركود لديك أو لا تحتاجها، فيمكنك بإتباع هذه السياسة الحفاظ على الرقابة الكاملة على مشترياتك وعدم إمكانية تنزيل البضائع إلا في حالة قيامك باستلامها شخصيا وبمعرفتك.
تعيين حد للطلب
وضع نظام قائم على رصيد محدد لكل نوع من البضائع الموجودة عند الوصول إليه يجب الاتصال علي الموردين طلب المنتج لتجنب أن يكون رف المنتج فارغ، مما قد يتسبب في انصراف العملاء عن السوبر ماركت إذا تعددت المرات التي لم يحصلوا على احتياجاتهم من هذه السوبر ماركت.
مهام محاسب سوبر ماركت
تتعدد المهام التي تكون على عاتق المحاسب في السوبر ماركت، ويكون عليه العديد من المسئوليات التي تمكنه من المشاركة الفعالة في إدارته ومن أهم ما يقدمه إلى هذا المشروع:
تنظيم الفواتير والحساب الضريبي
يجب على المحاسب أن يمتلك العديد من المهارات التي تمكنه من القيام بكافة الأعمال المنوطة به بسهولة، مثل عملية تجهيز الفواتير وإضافة قيم الضرائب الصحيحة وتوصيلها إلي مصلحة الضرائب التي من شأنها مراقبة أي أخطاء قد تحصل فيما يخص التسجيل الضريبي، وأي خطا في عملية التسجيل الفواتير والضرائب يمكنه تحميل مبالغ طائلة على صاحب السوبر ماركت، ويجب عليه أن يكون علي دراية كاملة ببرامج الحسابات المختلفة لإنجاح إدارة حسابات السوبر ماركت حيث أن التسجيل والنتائج عليه تكون صحيحة لا تقبل الخطأ البشري.
الجرد
القيام بالجرد الذي نقصده هنا للتأكد من مطابقة البيانات التي يحصل عليها المحاسب للوضع الحالي الحقيقي، ففي بعض الأحيان يصل إلى المحاسب الخاص بالسوبر ماركت أرصدة بضائع غير مطابقة فعليه إثبات المطابقة من عدمها، ثم إرسال تقارير بكافة النتائج للإدارة المالية.
الخزينة والأموال
يمكن أن يتم التعامل مع العملاء والموردين وأي خطوة تخص الأموال للتأكد من سير كافة العمليات على أكمل وجه، ومن المهام التي قد تكون أساسية بالنسبة للمحاسب السوبر ماركت هو التواصل مع شركات التأمين والبنوك والمؤسسات المالية والتأكد من عدم وجود أي مشكلات والحل في حالة وجودها.
البرامج المختلفة
يجب علي المحاسب تعلم كل ما هو جديد في عالم الحسابات، وما يتعلمه يجب تعليمه لقسيم المحاسبين، ومن مهامه أيضا تدريب المحاسبين الآخرين على برامج إدارة حسابات السوبر ماركت الجديدة التي من شأنها تطوير الأداء في السوبر ماركت.
التطوير
من المهام الأساسية لمدير الحسابات في السوبر ماركت قيامه بالعمل على تطوير البرامج التي تخص حسابات السوبر ماركت، والتأكد من إدخال كافة البيانات بشكل صحيح وبعد التأكد من ذلك طباعة نسخ من كافة الأوراق والاحتفاظ بها.
البرامج المحاسبية
يقوم مديري حسابات السوبر ماركت بالاستعانة ببرامج المحاسبة الخاصة بإدارة المبيعات والمشتريات والمخازن وغيرها من الأمور لإدارة السوبر ماركت بفاعلية، يتم الاستعانة بتلك البرامج باختلاف أنواعها، ويقدم موقع ts خدمات متكاملة في تصميم برامج محاسبية متكاملة خاصة بإدارة السوبر ماركت، ويمكن أن يساعدك البرنامج المحاسبي في كافة احتياجاتك من فواتير فورية، تتبع حركة مبيعات ومشتريات السوبر ماركت الخاص بك، إدارة كافة العمليات المحاسبية، التنبيه في حالة تاريخ الصلاحية غيرها من الأمور التي تساعد على إنجاح مشروعك وإدارة حسابات السوبر ماركت.
مميزات استخدام البرامج المحاسبية
تتعدد المميزات التي يمكن الحصول عليها عند الاعتماد على البرامج المحاسبية في إدارة حسابات السوبر ماركت، والتي يمكن أن تكون إضافة كبيرة في خط سير العمليات المختلفة في مشروعك، ويمكن عرض أهم تلك المميزات فيما يلي:
الفواتير
يمكن القيام بعمل كافة أنواع فواتير المبيعات والمشتريات وطباعتها في الحالين من خلال واجهة سهلة وبسيطة تحتوي على كافة متطلبات وبنود العملية، كل ما عليك هو إدخال الأصناف وسوف يقوم البرنامج بإخراج البيان الخاص بالعمليات التي تريد إصدار فواتير لها.
الضرائب
يساعدك برنامج إدارة حسابات السوبر ماركت الخاص بك في ترتيب كافة البنود وعمل حصر بالأصناف والمبيعات والمشتريات وحركة المخزون، مما يسهل عليك تماما عمل بيانات الفواتير الضريبة وتقارير ضرائب المبيعات بضغطة زر، ويدعم البرنامج المحاسبي العمل بقوانين ضريبة القيمة المضافة.
السهولة والمرونة
حيث يمن عمل باركود لعدد لا حصر لها من الأصناف والمنتجات الموجودة داخل السوبر ماركت الخاص بك، وتوفير الإمكانيات اللازمة لحساب الأوزان الخاصة بالمنتجات علي الميزان بشكل تلقائي، بناء علي البيانات المدخلة مسبقا عن السعر الخاص بالمنتج، ويمكنك بضغطة واحدة جرد المخازن للوقوف علي رصيد منتج محدد.
الحماية من للتلاعب
في حالة وجود أكثر من فرع للسوبر ماركت الخاص بك، يمكنك ربط كافة تلك الفروع بنظام محاسبي واحد، وعمل كافة التقارير الخاصة بالأعداد وتقارير مخزون وتسجيل الأصول ورأس المال، والحماية من أي تلاعب يمكن أن يحدث في الحسابات والفواتير، ويمكنك السماح لمستخدمين معينين فقط من القيام بأي عمليات على البرنامج المحاسبي حتى تتجنب فكرة تلاعب أحد العاملين بالبرنامج.
حماية البيانات
يمكنك حماية كافة بيانات السوبر ماركت وتفاصيل العمليات المختلفة وبيانات العملاء والموردين لكافة البضائع عن طريق عمل صفحات لا يمكن الدخول لها إلا من خلالك، ويمكن حماية بياناتك من مخاطر التلف والضياع وإمكانية استرجاع كافة البيانات في حالة ضياعها لأي سبب.
كيفية إدارة حسابات السوبر ماركت بالبرامج المحاسبية
كأي مشروع قائم نريد إنجاحه، نحتاج إلى عم نظام خاص به لمتابعة وإدارة الأقسام المختلفة من مشتريات، مبيعات، مخازن، موارد بشرية، فواتير ضريبية وغيرها من التفاصيل التي تحتاج إلى نظام مرتب لتسجيل البيانات وإخراج المخرجات الضرورية للقيام بإدارة فعالة ناجحة لكافة تلك العمليات، وفيما يلي نبذة عن تلك العمليات:
تكويد الأصناف
باستخدام البرامج المحاسبية يمكنك تكويد كافة الأصناف الموجودة داخل السوبر ماركت الخاص بك، ويمكنك تسجيل عدد لا حصر له من الأصناف في قاعدة البيانات الموجودة، والاحتفاظ بها واسترجاعها في حال ضياعها أو تلف البيانات.
إدارة المخزون
يحتوي المخزن على الكثير من التفاصيل، التي يجب مراعاتها أثناء بناء برنامجك المحاسبي، حيث يحتوي على كافة الأصناف وأكوادها، الموردين وتفاصيلهم وتفاصيل العمليات التامة والمطلقة، الأصناف التي انتهت صلاحيتها أو الرواكد، وكل هذا يحتاج إلى برنامج تحليل لكافة العمليات الخاصة بالمخزن للحفاظ على نجاح خط الدفاع الخاص بالسوبر ماركت وهو المخزن.
إدارة المشتريات
يحتوي أي برنامج حسابات علي قسم إدارة مشتريات الذي يضم خاصة العمليات الخاصة به، مثل بيانات كافة الموردين، كافة الفواتير التي تم الشراء بها، التعديلات التي تمت على الفواتير الخاصة بالمشتريات، المراجعات التي تمت بفواتير أو بدون، حسابات كافة الموردين وما هي الأصناف التي تم شراءها من كل مورد، تفاصيل الدفع آجل أو كاش أو اي تفاصيل أخرى خاصة بدفع الحسابات الموردين السوبر ماركت.
قسم المبيعات
يمكن من خلال استخدام البرامج المحاسبية تسهيل كافة عمليات المبيعات، عن طريق القيام بالعديد من الإجراءات في وقت واحد، فيمكن موظف الكاشير القيام بإدخال الكود اكثر من منتج من أكثر من قسم في نفس الوقت وفي لحظة واحدة يظهر كافة بيانات المنتج والسعر.
عمل التقارير بسهولة
يتم عمل تقارير يومية من خلال البرامج المحاسبية بكافة المبيعات التي تمت والبيانات المطلوبة من خلال القوائم الموجودة في البرنامج، فيمكن طلب فواتير مبيعات، تحركات المندوبين، المشتريات التي تمت، المرتجعات، والعديد من التفاصيل التي يمكن الحصول عليها بشكل يومي ولا يمكن الحصول عليها من خلال الحسابات اليدوية.
إدارة الموارد البشرية
يمكن من خلال برنامج إدارة حسابات السوبر ماركت توفير خطة سير عمل الموظفين، وإعداد تقارير عن الأداء والالتزام بالتعليمات وعدد ساعات العمل، لتحديد الخصومات والمكافآت التي يمكن الحصول عليها.
نصائح عند شراء أو تصميم برنامج محاسبي خاص بالسوبر ماركت
يجب على مستخدمي البرامج المحاسبية قبل البدء في إجراءات الشراء التأكد من بعض النقاط، لأن شراء برنامج يجب أن يعمل على تسهيل المهمات المختلفة للإدارة، فيجب عليك التأكد من أنه:
- سريع في إصدار كافة فواتير البيع والشراء.
- تحديد صلاحيات كافة مستخدمين البرنامج لضمان عدم التلاعب.
- التسجيل لكافة تفاصيل الأصناف من حيث الوزن والحجم والسعر والشكل النهائي.
- دعم الضرائب العامة وضرائب القيمة المضافة.
- يدعم نظام الفواتير الإلكترونية عند الحاجة إليها.
- كافة الأصناف سوف يتوفر لها باركود، وإمكانية قراءة علي الميزان.
- يشمل ربط الفروع فلا تحتاج إلى برنامج لكل فرع.
- حماية البيانات وتوفر إمكانية استرجاعها.
- سهولة الجرد الفوري لأي صنف.
تابع المزيد: زيادة المبيعات في السوبر ماركت
كيفية استخدام البرامج في إدارة السوبر ماركت
تختلف طريقة العمل في كل برنامج عن الآخر باختلاف الشركة التي قامت بعمل البرنامج والمحتوي الخاص الذي يطلبه المشتري، ويوجد عدة خطوات ثابتة يمكن اتباعها عند استخدام برنامج إدارة حسابات السوبر ماركت وهي:
- تسجيل كافة الأصناف الموجودة بتفاصيلها الكاملة باستخدام الباركود.
- عمل فواتير مبيعات عند شراء أي منتج جديد.
- يقوم الموظف المختص بعمل باركود للأصناف الجديدة التي تم شراؤها.
- مطابقة المبالغ المستلمة بالمبالغ التي كتبت على النظام للتأكد من فاعلية البرنامج.
- عمل كشوفات يومية بالمبالغ المستلمة والأصناف التي تم بيعها من خلال النظام.
من أهم مستحدثات التكنولوجيا هي عمل برامج إلكترونية تستخدم في إدارة حسابات السوبر ماركت بضغطة زر، وتعتبر من أهم عوامل نجاح أي سوبر ماركت حاليا حيث يتم تسجيل كافة بيانات الأصناف والمبيعات والمشتريات والديون وغيرها، ويتم التعديل علي العمليات بسهولة لكي يتوافق مع السياسات الموضوعة لإدارة السوبر ماركت.