ما هو نظام كاشير؟ ومما يتكون نظام الكاشير الآلي؟ تلك الأسئلة تهم كثيرًا أصحاب الأعمال والمشاريع التجارية بكافة أنواعها، حيث من المعروف أن تلك المشروعات تكون في حاجة إلى نظام مُحكم يسهل من عملية إدارتها ويجعل التعامل فيها أكثر سلاسة ويضمن سلامة خط سير العمل، لذلك سنتفرد من خلال موقعنا بالإجابة عن كل هذه التساؤلات موضحين أهم المعلومات والنقاط التي يتوجب على أصحاب الأعمال أن يكونوا على دراية تامة بها.
ما هو نظام كاشير؟
الإجابة عن سؤال ما هو نظام كاشير؟ تتلخص في أن هذا النظام أو كما يسمى أيضًا بنظام نقاط البيع Point of sale على أنه مجموعة كاملة من البرمجيات والأجهزة التي يتم استخدامها في مجال البيع والتجزئة.
ويكون ذلك بغرض تسجيل جميع عمليات البيع وكافة المعاملات المالية ومَدّ العملاء بالفواتير أو الإيصالات، علاوة على ذلك يستخدم في تسهيل عملية إدارة المخزون وتقديم التقارير والإحصائيات الدقيقة، وهناك الكثير من اسماء برامج الكاشير التي تستخدم لنفس الغرض.
اقرأ المزيد: افضل برنامج محاسبة للمطاعم والكافيهات
مكونات نظام الكاشير
خلال الإجابة عن سؤال ما هو نظام كاشير؟ سنجد أن هذا النظام يتألف من مكونات عدة هي التي تشكل كيانه ككل، وفيما يلي نتعرف إلى كل واحد من هذه المكونات على حدة:
البرمجيات Software
إن البرمجيات تعمي مجموعة التطبيقات أو واجهة المستخدم التي تتولى عملية معالجة البيانات وإعداد التقارير، من ناحية أخرى تقوم بتحليل المبيعات بدقة شديدة وإنشاء الإيصالات وإدارة المخزون باحترافية عالية، وتلك البرمجيات نجدها في أي أسماء برامج الكاشير للمطاعم.
الكمبيوتر أو الآيباد Computer or iPad
يعتبر جهاز الكمبيوتر أو جهاز الآيباد هو الجهاز المركزي الذي يتم من خلاله إدخال كافة العناصر الخاصة بالنظام، وحساب الإجمالي وتطبيق الخصومات إن وجدت وإتمام كافة المدفوعات بدقة.
طابعة الإيصالات Receipt printer
طابعة الإيصالات هي الجهاز الذي يتولى عملية طباعة إيصالات الشراء الخاصة بالعملاء بعد أن يقوموا بعملية الدفع، والطابعة أساسية في أي نظام كاشير كامل.
ماسح الباركود Barcode scanner
ماسح الباركود هو جهاز يتم استخدامه لقراءة الباركود الخاص بكل المنتجات وتحديد طبيعتها ومعرفة سعرها بسرعة ودقة أكبر.
جهاز الدفع Payment Terminal
جهاز الدفع هو الذي يسمح للعملاء بإجراء كافة عمليات الدفع بواسطة بطاقة الائتمان أو بطاقات الخصم المباشر أو أي من طرق الدفع الإلكتروني الأخرى المتعارف عليها.
شاشة العرض Display screen
شاشات العرض تستخدم فقط لعرض المنتجات التي سبق وأن تم مسحها ضوئيًا ومعرفة أسعارها، ومهمتها هي إتاحة الإمكانية للعميل بأن يتأكد من جميع مشترياته.
درج النقود Cash Drawer
درج النقود يستخدم فقط لحفظ العملات المعدنية والأموال وعمليات الصرف، ويُفتح بشكل إلكتروني بعد الانتهاء من إجراء أي معاملة مالية ناجحة أو في حال الرغبة بتغيير أي شيء.
أنواع نظام الكاشير
في إطار الإجابة عن سؤال ما هو نظام كاشير؟ يجدر بنا الإشارة إلى نقطة بالغة الأهمية، وهي تتمثل في أن نظام كاشير لا يقتصر على فئة أو نوع واحد فقط، بل هو ينقسم إلى أنواع متعددة نتعرف إليها فيما يلي:
نظام نقاط البيع الإلكتروني
نظام نقاط البيع الإلكتروني أو ما يرمز له باختصار EPOS هو نسخة إلكترونية لأجهزة الكاشير العادية، وعادةً ما يتضمن جهاز كمبيوتر وشاشة تعمل باللمس تستخدم لإدخال البيانات، بجانب ماسح ضوئي للباركود وطابعة لطباعة الإيصالات الخاصة بعمليات الشراء، وهو يقدم العديد من المميزات الأكثر تقدمًا مثل متابعة المبيعات وإدارة المخزون بسهولة والتكامل مع كافة برامج العمل الأخرى.
نظام الكاشير العادي
نظام الكاشير العادي أو التقليدي يكون مكونًا من سجل نقدي آلي وواجهة رئيسية بسيطة أقرب في الشكل إلى الآلة الحاسبة لحساب الإجمالي وإدخال الأسعار فقط، وبالطبع هو يفتقر إلى العديد من المميزات المتقدمة التي تمتلكها سائر أنظمة نقاط البيع الحديثة والتي يجب معرفتها لمعرفة ما هو نظام كاشير؟.
نظام الكاشير المحمول أو المتنقل
نظام الكاشير المحمول أو القابل للتنقل به هو نظام يتيح للموظف إمكانية إجراء أي معاملة أو إتمام المبيعات باستخدام الأجهزة المحمولة المختلفة مثل الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية، علاوة على ذلك هو يوفر قدر أكبر من المرونة في تقديم كافة الخدمات والسماح بتسجيل المبيعات التي تتم داخل المتجر أو خارجه.
أنظمة الكاشير المتخصصة
أنظمة الكاشير المتخصصة هي أنظمة تهدف إلى تلبية الاحتياجات الخاصة والفريدة لأنواع مختلفة من الأنشطة التجارية، مثل صالونات التجميل والفنادق والصالات الرياضية وغيرها من الأنشطة الأخرى، ويكون ذلك عن طريق توفير مميزات معينة وخاصة مثل تتبع الخدمات وجدولة المواعيد والعروض والصفقات الخاصة بالباقات.
نظام الكاشير الذاتي
نظام الكاشير الذاتي يُمكِّن العملاء من إجراء الطلبات وإتمام المعاملات وسداد الفواتير الخاصة بهم بشكل ذاتي، وذلك من خلال أجهزة الخدمة الذاتية الموجودة في الكثير من الأمكنة، وبالتالي الحد من مشكلة طوابير الانتظار الطويلة وتعزيز كفاءة عمليات الدفع والسداد.
اقرأ المزيد: أهم استخدامات برنامج كاشير كوفي شوب وأهم مزاياه
ما هو نظام الكاشير السحابي؟
عند الإجابة عن سؤال ما هو نظام كاشير؟ سنجد في طريقنا أنه يوجد نوع مهم للغاية من أنواع نظام الكاشير ويجب أن نتطرق إلى التعرف عليه بدقة قدر المستطاع ألا وهو نظام الكاشير السحابي الذي تعتمده شركة ts وترشحه للعملاء.
ويمكننا تعريف هذا النظام على أنه تطوير مبتكر جدًا قائم في المقام الأول على الحوسبة السحابية بهدف تقديم كافة خدمات الكاشير، مما يعني أن البرمجيات وجميع البيانات تتم مشاركتها أو تخزينها عبر الإنترنت، وبالتالي السماح بقدر أكبر من المرونة في عملية إدارة التقارير والمخزون والمبيعات، بالإضافة إلى أنه يتمتع بالكثير من المميزات التي سنتعرف إليها جميعًا فيما يلي:
قابلية التوسع
بإمكان الأنظمة السحابية أن تتوسع بكل سهولة ويسر في حال نمو نشاط العمل التجاري أيًا كان نوعه، ويكون ذلك عن طريق إضافة بعض الأجهزة والمواقع والمستخدمين الجدد دون الحاجة بالمرة للاستثمار في أجهزة مادية أخرى إضافية.
سهولة الوصول
يمكن النظام الوصول إلى كافة الأنظمة الأخرى القائمة على السحابة بسهولة من خلال أي جهاز متصل بالإنترنت، مثل الأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية، مما يسمح لأصحاب العمل والموظفين على حد سواء بالوصول إلى النظام بكل مرونة وإتمام المعاملات من مواقع مختلفة.
التحديثات التلقائية
إن أكثر ما يميز أنظمة الكاشير السحابية هو أنها تتلقى تحديثات تلقائية لجميع البرامج، وهذا يضمن إلى حد كبير مَدّ النظام بأحدث المميزات وتحديثات الأمان وكافة التحسينات باستمرار أولًا بأول، وتلك الميزة قد لا يوفرها نظام كاشير مجاني.
الإدارة عن بعد
بإمكان أصحاب الأعمال أن يراقبوا نظام الكاشير الخاص بهم ويديروه عن بعد، وهذه الميزة تمثل أهمية كبيرة بالنسبة إلى الشركات والمتاجر ذات الفروع المتعددة أو التي تمتلك عدد كبير من القوى العاملة المتنقلة.
كيف يعمل نظام كاشير؟
في إطار طرح الإجابة عن سؤال ما هو نظام كاشير؟ ومعرفة برنامج كاشير pos سنجد عنصرًا هامًا يجب أن نتناوله للتعريف التام بكل ما يتعلق بهذا النظام وهذا العنصر يتمثل في آلية العمل نفسها، والتي تسير على النحو التالي:
التخطيط والتقييم
يتم تقييم احتياجات العمل وأهدافه أولًا للتمكن من اختيار نوع نظام الكاشير الأنسب للمتطلبات المحددة بشكل سليم، ثم يتم البدء في تحديد مكونات الأجهزة اللازم توفيرها مثل أجهزة الماسح الضوئي وأجهزة نقاط البيع وطابعات الإيصالات وغيرها، ثم يجب اختيار حل برمجي يتناسب مع متطلبات المتجر والمميزات التي سيكون في حاجة إليها مثال ذلك إعداد التقارير وإدارة المخزون.
إعداد الأجهزة
هنا يتم تركيب المكونات الخاصة بالأجهزة المادية مثل ماسحات الباركود ووحدات نقاط البيع وأجهزة الدفع وطابعات الإيصالات في المكان المحدد لها، مع ضرورة التأكد من أنها مؤمَّنة تمامًا ومُعدة بالشكل الصحيح ليكون استخدامها أكثر فاعلية.
تثبيت البرمجيات
يجب أن يتم تثبيت تطبيق أو برنامج نظام الكاشير المحدد على كل أجهزة نقاط البيع وكافة الأجهزة الأخرى ذات الصلة، مثل الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية مع ضرورة ضبط إعدادات البرنامج بما فيها من خيارات الدفع ومعدلات الضرائب المختلفة وتنسيق الإيصالات.
إعداد قاعدة البيانات
يتم إدخال معلومات المنتجات في قاعدة البيانات الخاصة بالنظام، مثل أسماء المنتجات وأسعارها ورمز الباركود للتمكن من استخدام هذه البيانات في معالجة كافة المعاملات لاحقًا بكل دقة.
تدريب المستخدمين
يجب تدريب الموظفين على استخدام نظام الكاشير لمعرفة كيفية تسجيل كل العناصر وآلية عمل الخصومات، بالإضافة إلى معالجة المدفوعات وإنشاء الإيصالات أو طباعتها، لكي يكونوا على يكونوا على معرفة كاملة حول ما هو نظام كاشير؟
التكامل التام
في حال الدمج فيما بين نظام كاشير وأي من البرامج الأخرى مثل أنظمة المحاسبة أو إدارة المخزون، يجب أن يتم إعداد عمليات الدمج المطلوبة لضمان تدفق كافة البيانات بكل سلاسة بين هذه الأنظمة، وهذه الخطوة بالغة الأهمية ضمن إطار معرفة ما هو نظام كاشير؟
اختبار النظام
في هذه المرحلة يتم عمل اختبار شامل للتأكد من أن كافة الأجهزة الخاصة بالنظام تعمل بدقة وبنمط صحيح وأن البرنامج يجري كافة المعاملات بدقة متناهية مع محاكاة كل أنواع السيناريوهات، مثل مدفوعات البطاقات والمدفوعات النقدية والمرتجعات وذلك بغرض التأكد من استجابة النظام على النحو المطلوبة.
اتخاذ التدابير الأمنية
يجب القيام ببعض التدابير الأمنية الضرورية مثل مصادقة المستخدم والتي تعني عملية تسجيل الدخول وكلمة المرور، لكي يتم تحديد الموظفين الذين يُسمح لهم فقط باستخدام هذا النظام، بجانب إعداد الإجراءات المطلوبة للمعاملات المختلفة التي تكون في حاجة لموافقة إشرافية مثل الخصومات الكبيرة.
ترحيل البيانات
في حالات الترحيل من نظام قائم بالفعل يجب أن يتم نقل البيانات ذات الصلة مثل معلومات العملاء ومستويات المخزون المختلفة وسجل المبيعات للنظام الجديد، وهذه الخطوة ضرورة في معرفة ما هو نظام كاشير؟
الإطلاق والدعم
بعد التأكد تمامًا من سلامة كل وظائف النظام يمكن البدء في استخدامه على الفور لإجراء المعاملات الحقيقية، مع ضرورة تقديم الدعم والتدريب المستمر للموظفين طوال فترة استخدام النظام بجانب الاستمرار في مراقبة أداء النظام لمعالجة أي مشكلة فنية قد تحدث فيه بشكل فوري، وهي المرحلة الأخيرة في معرفة ما هو نظام كاشير؟.
اقرأ المزيد: مميزات وفوائد برنامج كاشير للمطاعم
أهمية نظام كاشير للتجزئة الحديثة
بعد التعرف إلى الإجابة عن سؤال ما هو نظام كاشير؟ يمكننا القول بأنه يصلح أن يكون برنامج كاشير مطعم مجاني لما له من أهمية ومزايا مثل:
- السماح بوجود خيارات دفع متعددة مثل الدفع الإلكتروني والبطاقات والنقد والبطاقة الائتمانية.
- توفير الوقت والجهد الذي يستغرقهما الدفع اليدوي التقليدي والتسجيل في دفتر المبيعات.
- إدارة المخزون بكفاءة عالية من خلال تتبعه ومعرفة المنتجات المباعة لتجنب مشكلة نفاذ المخزون.
- دعم دقة المعاملات أكثر عن طريق الحد من الأخطاء البشرية التي تحدث في تسجيل المنتجات وكل عمليات الدفع.
- تحليل البيانات وإعداد التقارير الدقيقة والتفصيلية عن المبيعات وأداء المنتجات وأيضًا سلوك العملاء.
- التكامل مع جميع الأنظمة الأخرى مثل نظام إدارة العملاء وأنظمة إدارة المخزون.
- تحسين تجربة العملاء من خلال تسهيل عملية الدفع وتسريعها.
- التحكم في مستوى الأمان.
بمعرفة ما هو نظام كاشير؟ يمكننا الجزم بأن هذا النظام وما يشبهه من الأنظمة الأخرى سهلت كثيرًا عملية إدارة المشاريع التجارية المختلفة مهما كانت واسعة المدى والنطاق ولديها من الفروع الكثير.