يوجد عدة خطوات لتطبيق نظام إدارة المخزون من الممكن أن تظن أن إدارة المخزون هي عملية معقدة وصعبة، بالرغم من ذلك هي عملية مهمة وضرورية، حيث أن مزايا تلك العملية أنها من الممكن أن تساعدك على التقليل من العمالة المتواجدة بشكل كبير،حيث أن نظام إدارة المخازن يقوم بمراقبة المخزون والعمل على متابعة الزيادة والنقص في عدد المنتجات والتي تعد من أهم الأمور التي بإمكانها التأثير على دقة وكفاءة العمل في أي نشاط تجاري.
كما أن إنشاء نظام للمخزون يؤثر بشكل كبير في فعالية وأرباح الشركات والمؤسسات ولكن لسوء الحظ بعض الأنظمة التي يتبعها رواد الأعمال المبتدئين وأصحاب المشاريع الصغيرة تكون أنظمة غير كافية لإدارة ومتابعة المخزون، حيث يواجهون نقص أو زيادة في المخزون غير مرغوب فيها تؤثر على التكلفة النهائية.
ما هو نظام إدارة المخزون؟
قبل التعرف على خطوات لتطبيق نظام إدارة المخزون سنتعرف على ما هو نظام إدارة المخازن، حيث تعد إدارة المستودعات والمخازن هي من أحد أهم الموارد التي يتم توليها المؤسسات اهتمام كبير، هو برنامج يساعد الشركات والمؤسسات الكبيرة أو الصغيرة أن تتحكم في مخزونها وتعرف ما تبقى في مخازنها أو ما تمت إضافته إلى المخزن الخاصة خلال الموزعين.
ولذلك تعمل الشركات المختلفة على تكوين إدارة شاملة تهتم بإدارة المخازن والمستودعات والتي تهدف إلى النهاية للعمل على حماية المخزون الذي تمتلكه كما يوفر هذا النظام المعلومات التفصيلية عن كميات الأصناف وطبيعتها والتغييرات التي تمت عليها، كما يوفر نظام إدارة المخازن التي توفرها شركة ts egypt بتعريف عدد لا نهائي من المخازن التي يمكنها أن تحتوي على أعداد غير محدودة من المواقع المخزنية، إلى جانب أن النظام جميع المستندات التي تخدم عملية الصرف والتحويل والتوريد هذا إلى جانب توفير قواعد سحب الأصناف والعمل على إنشاء المستندات المخزنية وغيرها من الإمكانيات الغزيرة التي يدعمها النظام.
أقرأ المزيد: تقنيات حديثة لإدارة المطاعم والكافيهات
خطوات لتطبيق نظام إدارة المخزون
إن لتنفيذ خطوات لتطبيق نظام إدارة المخزون يتطلب خطوات محددة للتأكد من نجاحه وفاعليته، وفيما يلي إليك الخطوات المتبعة لتنفيذ خطوات نظام إدارة المخازن التي تتمثل كالاتي:
تحديد احتياجات وتوقعات الشركة
يجب تحديد توقعات واحتياجات المرادة من هذا النظام حيث يمكن تحديد الاحتياجات عن طريق الاستماع إلى تجارب الموظفين والعمل والمخازن بالشركة وكذلك تحديد المزايا والوظائف التي تريدها، وأيضا تصنيف الاحتياجات وفق الأولويات والأثر على عمل المخزن.
اختيار النظام المناسب
يجب على الشركة اختيار النظام المناسب إدارة المخزون والذي يعمل على تلبية متطلباتها كما أنها تتناسب مع حجم وكمية المخزون وكذلك نوع العمل.
تثبيت النظام
بعد الانتهاء من اختيار النظام المناسب الذي يلبي احتياجات الشركة يتم تثبيته وضبطه حيث يتناسب مع احتياجات ونظام العمل في الشركة.
تدريب على استخدام النظام
يجب الحرص على تدريب الموظفين والعمال الذي بالمخزن على كيفية استخدام النظام وتعليمهم كيفية إدارة وتحديث المخزون وكذلك كيفية التعامل مع النظام.
تكوين نظام إدارة المخزون
يجب إعادة تكوين النظام بحيث يتوافق مع نظام العمل الحالي يتناسب مع العمليات الموجودة في المخزن.
تجربة النظام
يجب القيام بتجربة عملية النظام للتأكد من أنه يعمل بطريقة صحيحة وأنه يقوم بتلبية الاحتياجات والمتطلبات المطلوبة، وأيضا لتحديد العيوب المتواجدة في النظام والتأكد من عمل الوظائف التي يوفرها للمخزن بالشركة، وذلك لتصحيح الأخطاء الخاصة بالنظام المصمم حديثا وكذلك بالاعتماد على نتائج الاختبار، كما يمكن اختبار النظام باستخدام بيانات حقيقية الموجودة لديك ثم قم بالمقارنة بين النتائج مع استخدام حالات وسيناريوهات عديدة.
الصيانة والتحديث
يجب الحرص على تحديث نظام إدارة المخزون بشكل دوري وكذلك إجراء الصيانة الدورية لضمان استمرارية العمل والمحافظة على جودته.
دراسة المخاطر
إن تحليل المخاطر المحتملة التي سيعالجها نظام إدارة المخازن واتخاذ التدابير اللازمة لتخفيض إلى الحد الأدنى، كما أنه أمران مهمان جدا إضافة إلى دراسة المخاطر المتوقعة وكذلك عند وضع برنامج إدارة المخزون حير التنفيذ، ولا يمكن نسيان المخاطر التي يمكن أن تواجهها أثناء فترة تطوير النظام.
أهمية نظام إدارة المخزون
نظام إدارة المخزون له دور كبير ومهم وذلك لأن أغلبية المستودعات والمخازن تحتاج إلى برنامج إدارة المخزون، وذلك لما يوفره النظام من مزايا وخصائص مهمة تدعم عمليات التخزين والعناصر وإدارتها، فيما يلي إليك تلك الأهمية التي تكون مثل:
تنظيم استلام الشحنات من الموردين
المخزن أو المستودع هو المكان الأساسي لتواجد البضائع والمعدات الخاصة بالشركة، وتكمن أهميته في تتبع المعدات والبضائع سواء كان صادرة أو واردة من وإلى المخازن بالشركة بالاعتماد على شركات الشحن.
التجهيز وإدارة الطلبات
يوفر نظام إدارة المخازن مجموعة متنوعة من الاختيارات لأداء الأعمال، حيث لا تقتصر على المعلومات الخاصة بتخزين البضائع بل تقدم جميع المتطلبات اللازمة لاتخاذ القرارات فيما يخص عمليات التصنيع والتوزيع وغيرها من الخدمات المتعلقة بإنتاجية وإيرادات الشركة.
إدارة العمال وموظفي المخازن
يمتلك برنامج إدارة المخازن القدرة على إدارة العمال وموظفي المخزن في شركتك وذلك عن طريق ضبط مؤشرات الأداء الرئيسة التي تساعد في مراقبة مستويات العمل، إلى جانب متطلبات التطوير كمقياس إنتاجية الموظف، وكذلك قياس رضا الموظفين ومقياس التغيب عن العمل وغيرها.
التفاعل الآلي
يوفر برنامج إدارة المخازن عملية الإبلاغ الفوري عند التحقق أي شرط من هيئته بشكل مسبق على البرنامج، حيث يمكن لأنظمة إدارة المخازن المتقدمة اتخاذ القرار المناسب بشكل آلي دون أي تدخل بشري وذلك بالاعتماد على تقنيات الذكاء الاصطناعي.
أقرأ المزيد: أهمية نظام إدارة المستودعات (WMS)
الأدوات المستخدمة في تنفيذ نظام إدارة المخزون
يوجد العديد من الأدوات والبرامج المستخدمة في تنفيذ نظام إدارة المخزون وفيما يلي إليك بعض الأدوات التي يمكن استخدامها:
برامج إدارة المخزون
تساعد هذه البرامج المخصصة لإدارة المخصصة المخزون في تحديد مستويات المخزون وإدارة الطلبات وكذلك مراقبة الحركات الخارجية والداخلية في المخزن.
أجهزة الباركود
يمكن استخدام أجهزة الباركود QR لتسجيل البيانات المرتبطة بالمخزون وربطها بالنظام الإداري.
برنامج تحليل البيانات
برنامج تحليل البيانات يساعد على تحليل الأرقام والبيانات المرتبطة بالمخزون وكذلك تحديد الاتجاهات والتنبؤ بالطلبات في المستقبل.
الرموز الشريطية
الرموز الشريطية تساعد في تحديد وتعريف المواد والمنتجات وتتبعها عن طريق عمليات الشحن وكذلك التوزيع.
الحلول السحابية
الحلول السحابية توفر النظام الإداري الذي يكون من الممكن الوصول إليه من أي مكان وفي أي وقت وتسمح بمشاركة البيانات بين المستخدمين.
برنامج إدارة سلسلة التوريد
برنامج إدارة سلسلة التوريد يساعد على تنظيم عمليات التوريد والتوزيع وكذلك تعزيز التنسيق بين العملاء وكذلك الموردين.
الإنترنت الصناعي للعناصر
إن الإنترنت الصناعي للعناصر تساعد في ربط الأجهزة والمنتجات والمعدات مع بعضها البعض كما أنها تساعد على تحسين عمليات إدارة المخازن والمستودعات.
كما يمكن استخدام تلك الأدوات والبرامج في توفير الحلول المتكاملة التي تجمع بين بعضها البعض في تنفيذ نظام إدارة المخازن بشكل ناجح وفعال.
وإلى هنا نكون قد وصلنا لنهاية حديثنا عن خطوات لتطبيق نظام إدارة المخزون حي تعرفنا على أهمية وكذلك الخطوات المتبعة لتنفيذ النظام وأيضا الأدوات والبرامج المتواجدة في النظام لإدارة المخازن والمستودعات.